“Zeg, hoeveel werk jij eigenlijk?” Die vraag kon ik eigenlijk nooit goed beantwoorden. Want ik prak privé en werk door elkaar. Eén grote stamppot van onder werktijd sporten, een ochtend met mijn ouders op jacht naar een seniorenwoning, tot diep in de nacht een rapport schrijven en op zaterdag nog even doorkachelen. Voor mijn gevoel werkte ik altijd ongeveer een volle werkweek, verspreid over 24/7. Nu weet ik hoe het echt zit.
“Ik ken een tekstschrijver die de schaakklok op haar bureau indrukt zodra haar zoon binnenwandelt om te vragen of hij limonade mag”, vertelde mijn tafelgenoot afgelopen september bij het Tekstnetfestival. Met haar besprak ik hoe ver je gaat met je urenregistratie. Zo fanatiek als deze werkende moeder waren wij geen van tweeën. Want zo nauw komt het nou ook weer niet. Als je bij een baas werkt, sta je ook wel eens tien minuten bij het koffieapparaat, toch?
Maar uren opschrijven, ja, uiteraard. Alleen registreerde mijn tafelgenoot al sinds ze begon ál haar gewerkte uren. Ik schreef tot een paar maanden terug alleen mijn facturabele uren op. Waarom ik dat veranderde? Eén: brandende nieuwsgierigheid. Twee: belastingvoordeel behouden.
Als tijd door je vingers glipt
Toen ik een tijdje veel werkte voor een grote klant, glipte de overgebleven werktijd plots als zand door mijn vingers. Bij mijn boekhouder beklaagde ik me over het gebrek aan facturabele uren naast die ene klant. De week was zo voorbij en wat had ik nou helemaal gedaan? “Hou het dan eens allemaal bij, ook je niet-facturabele, maar wel gewerkte uren”, adviseerde ze. “Want het is logisch dat je relatief minder tijd overhoudt voor andere klanten. Je administratie en mail bijhouden gaat gewoon door. En deed jij ook niet een middag per week aan mantelzorg voor je ouders?” O ja.
Een andere trigger was de Tarievenmonitor van Tekstnet. De meeste tekstschrijvers noemen zeventig procent van hun gewerkte tijd facturabel. Als ik écht fulltime werkte, kwam ik daar niet aan. Besteedde ik zoveel tijd aan administratie en dergelijke? Of werkte ik minder dan ik dacht?
Denk aan je zelfstandigenaftrek
“En dan is er natuurlijk een financieel voordeel om elke gewerkte minuut vast te leggen”, memoreerde mijn boekhouder. “De zelfstandigenaftrek.” Om dat belastingvoordeel te kunnen opvoeren, moet je per jaar minstens 1.225 uren aan je bedrijf besteden, gemiddeld 23,5 uur per week.
In de dertig jaar dat ik werk, heb ik altijd zelfstandigenaftrek gekregen en nooit een belastinginspecteur op de stoep gehad. Ik heb altijd het volste vertrouwen gehad dat ik hem of haar zou kunnen overtuigen van mijn fulltime-werkweek, op basis van mijn omzet. Maar bewijzen met een urenboekhouding kon ik het niet.
Genoeg online tools en apps
Op het forum van Tekstnet vond ik één bericht op de zoekterm urenregistratie, uit 2019, met één reactie. Niet per se een teken dat het erg leeft onder Tekstnetters. Of iedereen heeft het al op orde.
Als je googlet, regent het tools en apps. Veel softwarepakketten die boekhouden, uren registreren en factureren met één druk op de knop beloven. En een boekhouder in Apeldoorn die een gratis Excel-template aanbiedt.
Met één magisch Excelletje
Bomen, bos, ik besloot voor Excel te gaan. Niet heel koppelbaar aan andere pakketten, vast niet efficiënt, maar wel simpel. En ik wilde zo simpel mogelijk beginnen, vanwege mijn administratie-allergie.
Excelletjes ontwerpen vind ik toevallig wel magisch, dus ik maakte zelf in een uurtje een eigen template. Gelijk dat uurtje erin gezet als ‘administratie’ en daar popte het al op in de kolom ‘niet-facturabele, niet-declarabele, indirecte uren’.
Nu eens niet met de natte vinger
En zo kreeg ik in een ommezien zicht op hoeveel ik echt werk. De mantelzorg snoept sinds vijf jaar inderdaad structureel tien procent van mijn werkweek af. En eerlijk gezegd neem ik sinds de kinderen uit huis zijn regelmatig vrij voor een filmfestival of een dagje op de Vecht met manlief.
Wat blijkt? Afgelopen maanden werkte ik helemaal niet fulltime, maar gemiddeld dertig uur per week. Eens even kijken hoe dat uitpakt als ik de winter in ga, want dan buffel ik gewoonlijk een stuk harder dan in de zomer. Aan de zeventig procent declarabel kom ik vaak, maar niet elke week.
Aan het eind van het jaar zal ik het gemiddelde uitrekenen voor de nieuwe Tarievenmonitor. Die ik nu eindelijk eens niet met de natte vinger invul. En deze blog? Staat te boek voor 3,5 uur niet-declarabel in de kolom TN blog.
Foto: fake agendabeheer Rozatekst
