Mijn jongste dochter doet een ingewikkelde bètastudie. Om die reden moet zij bijna dagelijks veel informatie tot zich nemen. Maar als ik haar een longread in de krant aanraad over een onderwerp dat haar interesseert, deinst ze geschrokken terug. ‘Ja zeg, dat ga ik toch niet allemaal lézen? Vat het maar even voor me samen!’
Ik ben ervan overtuigd dat veel mensen zo reageren op zakelijke teksten – vooral op advies- en onderzoeksrapporten. Lezers kampen met informatiestress en hebben een steeds kortere spanningsboog. Jonge mensen, zoals mijn dochter, zijn sowieso steeds minder geoefend in diep lezen. Toch produceren veel auteurs nog altijd lange, traditioneel opgebouwde rapporten. Althans, auteurs in de wereld waarin ik werk als schrijfbegeleider en -trainer: die van de overheid.
50 pagina’s is heel gewoon en 100 pagina’s komt ook regelmatig voor. Het opmerkelijke is: veel schrijvers zijn ervan overtuigd dat lezers het héle rapport tot zich nemen, dus niet stoppen na de samenvatting. De auteurs willen bijvoorbeeld de conclusie een ‘zachte landing’ geven door er lange beschrijvingen van onderzoeksbevindingen voor te plaatsen.
Hoe mensen lezen, weten we niet
‘Mijn lezers kunnen echt wel iets aan’, zeggen ze dan. Of nog sterker: ‘Mijn lezers wíllen graag meer context!’ Tja. Is dat wel zo? Mijn ervaring is dat schrijvers zelden aan de ontvangers van rapporten vragen wat hun (lees)wensen zijn. Onderzoek naar hoe mensen zakelijke teksten lezen, is er ook nauwelijks. Wel hoor ik regelmatig lezers klagen over te lange rapporten. Nooit kom ik iemand tegen die graag méér zakelijke tekst wil hebben.
Dat neemt niet weg dat er altijd een aantal lezers is dat meer wil weten dan er in de samenvatting staat. Gelukkig maar. Al is het maar een handjevol mensen, je moet ze toch bedienen. Een rapport moet dan ook die uitgebreidere beschrijvingen van onderzoeksbevindingen of evaluaties wel bevatten, evenals een overzicht van de gebruikte methoden. Daar mag je als auteur best wat pagina’s voor nemen. Maar niet elke lezer hoeft alle stappen in het schrijfproces mee te krijgen.
Slimme opbouw
Begrijp me goed, ik ben niet van de school ‘kort-korter-kortst’. Beknoptheid is goed, maar soms is het niet haalbaar. Ik raad auteurs vooral aan om hun rapport slim op te bouwen. Zorg dat zowel de scannende lezer als de fijnproever er goed zijn weg in kan vinden. Vraag je af wat de lezer wil weten en ga niet zonder meer uit van wat jij in de aanbieding hebt. Kortom: rangschik de informatie lezersgericht.
Concreet betekent dit bijvoorbeeld: start met de kern en begin elk niveau daaronder (hoofdstuk, paragraaf, alinea) met samenvattende zinnen om scannende lezers houvast te bieden. Bouw je rapport modulair op, bijvoorbeeld een deel I met de hoofdlijnen en een deel II met de uitgewerkte bevindingen. Zorg voor een vlotte schrijfstijl.
Omslag in denken
Zijn dit allemaal open deuren? Nou, nee, dat is niet mijn ervaring. Ik merk dat veel auteurs het lastig vinden om een slimme, lezersgerichte structuur aan te brengen. Dat vind ik heel begrijpelijk, want het vergt toch een omslag in denken (van aanbod naar vraag). Het vraagt ook om het loslaten van je kindjes: kill your darlings. Dat is niet makkelijk als je maandenlang aan een adviesonderwerp hebt gewerkt en er eindeloos over hebt vergaderd.
Gelukkig merk ik dat steeds meer auteurs lezersgericht willen schrijven. Sommigen gaan zelfs een stapje verder en denken na over de inzet van andere communicatiemiddelen zoals infographics, podcasts, animaties en video’s, of een combinatie daarvan. Ik juich dat toe. Al was het maar omdat het de kans vergroot dat mijn 22-jarige meer meekrijgt dan er in een samenvatting staat.
Beeld: gemaakt met Copilot
