‘Aan de structuur van de tekst hoeft niets te gebeuren’

Behalve dat ik teksten schrijf, redigeer ik ze ook. Bijvoorbeeld onderzoeksrapporten, beleidsnota’s en jaarrapportages. ‘Aan de structuur hoeft niets te gebeuren’, zegt de opdrachtgever er vaak bij. De ervaring leert dat dat vaak wat genuanceerder ligt. Want is die structuur meteen ook duidelijk voor mij en andere lezers? 

Op zoek naar kamer F04.03

Al zo’n zes jaar doe ik geregeld opdrachten voor een afdeling van de gemeente Den Haag. Omdat ik daarvoor soms dagelijks op het stadhuis moet zijn, kreeg ik na een halfjaar een toegangspasje. Natuurlijk was ik blij met het vertrouwen dat ik daarmee kreeg. Maar tegelijkertijd sloeg de schrik me om het hart. Want als niemand me meer bij de ingang kwam ophalen, hoe moest ik dan zelf de weg vinden naar kamer F04.03?

Lang leve de secretaresse

Gelukkig bespeurde de secretaresse mijn zorg. Prompt nam ze me mee naar de hal van het gebouw en wees: ‘Kijk, dat gedeelte links van de ingang, dat is deel A. Daarnaast zit deel B en linksachter deel C. Aan de overkant is het precies hetzelfde: rechtsvoor zit deel D, daarnaast zit deel E en rechtsachter deel F. Kijk je vervolgens naar boven, dan zie je dat er elf verdiepingen zijn. Het eerste cijfer in het kamernummer geeft de verdieping aan. Het tweede cijfer is de kamer zelf.’

In teksten is het niet veel anders

Vaak moet ik aan deze anekdote denken, als ik een rapport te redigeren krijg. Want net als het Haagse stadhuis heeft die tekst ongetwijfeld een logische structuur. Maar in beide gevallen moet ik zelf maar zien uit te vogelen hoe die structuur eruit ziet. Wat ik mis, zijn wegwijzers die me door de tekst heen leiden. Die me grip geven op het geheel en me de kans geven om snel te vinden wat ik zoek.

Dan maar zelf aan de slag

Daarom plaats ik als redacteur zelf wegwijzers. Dat begint met een heldere inhoudsopgave, waarin de titels een duidelijke indicatie geven van wat er in de hoofdstukken en paragrafen staat. Vervolgens voeg ik een inleiding met een leeswijzer toe, waarin ik beschrijf hoe het rapport is opgebouwd en welke logica daarachter zit.

Op macro- en microniveau

Ook de hoofdstukken voorzie ik van een inleidende tekst die het verband legt tussen het vorige hoofdstuk en dat wat er gaat komen. En natuurlijk gebruik ik tussenkopjes en signaalwoorden en -zinnen, zoals: ‘Uit dit deelonderzoek komen drie conclusies voort, die verdere acties noodzakelijk maken. Ten eerste …’. Als lezer weet je door zo’n zin meteen, dat je drie keer moet opletten. En, mooi meegenomen: je onthoudt het nog beter ook.

Kan de schrijver dat dan zelf niet?

Uit bovenstaande blijkt dat het niet zo moeilijk is om wegwijzers in een tekst te plaatsen. De vraag is waarom veel schrijvers dat dan zelf niet doen. Ik denk dat dat komt doordat de structuur voor hen zo zonneklaar is, dat ze niet beseffen dat dat voor een buitenstaander anders ligt. Ze zitten zo diep in de inhoud van de tekst, dat ze niet meer zien wat daaraan ontbreekt. En bovenal missen ze de afstand die nodig is om zich in de behoeften van de lezers te verplaatsen.

De meerwaarde van een redacteur

Juist daarom doen opdrachtgevers er goed aan een redacteur in te schakelen. Iemand van buiten die de lezers vertegenwoordigt. Die kritisch kijkt naar zinsbouw en spelling, maar ook naar de tekst als geheel. En die een gezonde achterdocht toont als hij hoort dat ‘er aan de structuur niets hoeft te gebeuren’.