Tips voor opdrachtgevers

Het belangrijkste onderwerp van de briefing is natuurlijk de tekst zelf. Daarover kun je verschillende afspraken maken, maar in ieder geval moet duidelijk zijn:

• wat het doel van de tekst is
• voor wie de tekst is bestemd
• wat de belangrijkste boodschap is
• wat de tekstsoort is (artikel, webtekst, brochure etc.)
• hoe lang de tekst moet zijn
• of jouw organisatie bepaalde stijl- en spellingregels hanteert
• welke informatie er in ieder geval in moet staan

Om de tekst te kunnen schrijven, heeft de tekstschrijver natuurlijk informatie nodig. In de briefing geef je aan hoe de tekstschrijver aan deze informatie kan komen. Daarvoor zijn meerdere mogelijkheden:

• je levert de informatie schriftelijk aan
• je informeert de tekstschrijver mondeling in een of meer gesprekken of laat dat door een collega doen
• je laat de tekstschrijver zelf de informatie verzamelen, waarbij je hem of haar bijvoorbeeld met namen en contactgegevens op weg helpt
• je combineert de mogelijkheden hierboven

De belangrijkste taak van de tekstschrijver is natuurlijk het schrijven van de tekst. Maar vaak komen er andere werkzaamheden bij kijken. Bijvoorbeeld het plaatsen van tekst of een site of socials, het zoeken naar beeld, het begeleiden van het drukproces of advies over je communicatie. Als je ook dat soort werk door de tekstschrijver wilt laten doen, maak dan ook daarover afspraken bij de briefing.

Standaard levert de tekstschrijver eerst een concepttekst aan. Jij kijkt dit concept na en geeft eventuele wijzigingen door. Deze wijzigingen verwerkt de tekstschrijver in de definitieve versie. Ook die kijk je opnieuw na, want uiteindelijk is jullie organisatie aansprakelijk voor de tekst. Jij geeft dus ook je definitieve goedkeuring aan de tekst of organiseert dat die goedkeuring er komt. Soms zullen immers meerdere mensen binnen je organisatie naar de tekst moeten kijken. 

Om dit proces goed te laten verlopen, zijn heldere afspraken nodig. Daarin leg je vast:
• wanneer de tekstschrijver de concepttekst aanlevert
• in welke vorm de tekstschrijver deze tekst aanlevert 
• wie het concept beoordeelt en binnen welke termijn
• hoe je als opdrachtgever eventuele wijzigingen doorgeeft 
• wanneer de tekstschrijver de definitieve versie aanlevert
• wie de definitieve tekst goedkeurt en wanneer

In het proces om tot een tekst te komen, zijn altijd twee of meer partijen betrokken. Jij, de tekstschrijver en mogelijk anderen die bijvoorbeeld informatie aanleveren, geïnterviewd worden of de tekst moeten beoordelen. De partijen zijn in het werkproces vaak afhankelijk van elkaar: als de een zijn bijdrage niet op tijd levert, kan de ander niet verder. Toch moet de tekst op tijd af zijn.

Daarom is het belangrijk om bij de briefing een planning te maken voor alle fases van het proces. In deze planning leg je de termijnen vast waarbinnen de verschillende deelnemers hun bijdrage moeten leveren. Door hierover strakke afspraken te maken, voorkom je onnodige vertraging.

Als de aard en de omvang van de opdracht duidelijk zijn, maakt de tekstschrijver een schatting van de tijd die hij of zij ervoor nodig heeft en doet op basis daarvan een prijsopgave. Daarin staan mogelijk ook bijkomende kosten opgenomen zijn, zoals reiskosten of kosten voor beeldgebruik. Daarnaast is het belangrijk om samen afspraken te maken over de betalingsvoorwaarden, zoals de betalingstermijn.

Als het gaat om het auteursrecht gelden er verschillende regels die in de Auteurswet zijn vastgelegd. Het is nuttig om deze regels tijdens de briefing door te spreken, zodat hier geen verwarring over kan ontstaan. Belangrijke regels zijn:

Auteursrecht blijft bij de tekstschrijver
De tekstschrijver heeft het auteursrecht over de tekst en blijft dat ook na de levering en betaling behouden. Redigeert of herschrijft de tekstschrijver een tekst van jou, dan behoud jij het auteursrecht.

Eenmalige publicatie voor overeengekomen doel
Na jouw betaling van de opdracht geeft de tekstschrijver je een licentie om de tekst eenmalig te publiceren. Dit mag uitsluitend voor het doel en medium die je met hem of haar bent overeengekomen. Wil je de tekst gebruiken voor een ander doel of medium, dan moeten jullie daarvoor een aparte overeenkomst sluiten. Dat geldt ook als je de tekst nogmaals wilt publiceren. Eventueel kan de tekstschrijver je daar een extra vergoeding voor vragen.

Ingrijpende wijzigingen alleen met toestemming
Als je de tekst ingrijpend hebt gewijzigd, mag je deze alleen gebruiken als de tekstschrijver daar toestemming voor geeft. Is hij of zij het niet met de wijzigingen eens, dan kan de tekstschrijver het gebruik verbieden. Je moet dan nog wel voor de opdracht betalen.

Naamsvermelding niet nodig
Je hoeft bij de publicatie niet de naam van de tekstschrijver te vermelden, behalve als hij
of zij daar expliciet om heeft gevraagd. In dat geval ben je wel verplicht om de naam te
vermelden.

Auteursrecht overdragen
Je kunt de tekstschrijver vragen om het auteursrecht aan je over te dragen. Als hij of zij
daarmee instemt, sluiten jullie daar een schriftelijke overeenkomst voor af.

Schadevergoeding bij inbreuk op auteursrecht
Bij inbreuk op het auteursrecht kan de tekstschrijver hiervoor een schadevergoeding vragen.

Bij een professionele schrijfopdracht horen heldere voorwaarden. Bij de briefing spreek je deze voorwaarden af. De tekstschrijver heeft misschien eigen leveringsvoorwaarden of gebruikt die van Tekstnet, de beroepsvereniging voor tekstschrijvers. Die zijn helder en fair. Als jullie eigen voorwaarden hebben, dan leg je die voor aan de tekstschrijver.