Working Apart Together: samenwerken op afstand

We vierden het met een feestelijk etentje in de Utrechtse binnenstad: het succes van onze samenwerking. Met vier zelfstandig tekstschrijvers klaarden we in zeer korte tijd een megaklus: bijna driehonderd wervende locatiebeschrijvingen voor de nieuwe website van een kinderopvangorganisatie. De samenwerking ontstond ad hoc, maar smaakt naar meer. Hoe pakten we het aan? Zes tips voor succesvol samenwerken op afstand.

1. Investeer in de voorbereiding

De klus kwam op het laatste moment en moest eigenlijk gister af. Veel tijd voor voorbereiding was er dus niet. Toch namen we in het begin extra tijd om de opdracht te doorgronden. We overlegden met de verantwoordelijken voor marketing en communicatie. We dachten na over aanpak, taakverdeling en planning. Binnen een paar dagen waren we eruit en kregen we akkoord op onze offerte.

2. Werk soms op locatie en soms juist niet

Als fervente thuiswerkers moesten we even wennen aan de wens van de klant dat we op locatie zouden komen werken. Thuis schrijven we toch veel sneller, pruttelden we. Toch gingen we in het begin een paar dagen naar kantoor in Almere, waar een vergaderzaal voor ons was vrijgemaakt. En ik moet toegeven: het was zinvol. In ons schrijfhok streek ook een communicatiemedewerker neer, die elk moment bereid was om onduidelijkheden af te stemmen. Wij tekstschrijvers konden de eerste schrijfsels live met elkaar bespreken. Zo ontstond er een gemeenschappelijke schrijfstijl en een goede sfeer: onze lach schaterde door de systeemwandjes heen. Als echte kantoortijgers liepen we in de lunchpauze een rondje om het pand. Hoe verder we in het project groeiden, hoe minder we naar kantoor kwamen. De basis was gelegd, we konden verder werken vanuit huis.

3. Gebruik diverse technieken voor onderlinge communicatie

Een eerste technische hobbel bleek de toegang tot de server waarop we moesten werken. De afdeling automatisering had er nog een hele kluif aan om alles zo in te stellen dat wij ongestoord vanaf onze laptops bij de juiste bestanden konden. Maar ze gaven niet op!
Zelf maakten we nog een Dropbox-map aan om nuttige bestanden te delen. Bijvoorbeeld een overzicht waarin we de tussenstand bijhielden, dat later ook de basis vormde voor de facturering.
Een WhatsApp-groep werkte goed voor korte, snelle berichten. En om de moed erin te houden: zaten we er even doorheen dan deed een oppeppend appje van je schrijfcollega’s wonderen. Bijvoorbeeld als we het weer niet konden laten voor dag en dauw de laptop open te klappen. ‘Hé, jij ook al aan het werk? Goed bezig!’

4. Maak een basisformat en een graaidocument

Er zat veel overlap in de teksten die we moesten schrijven. Elke locatie voor kinderopvang is anders, maar er zijn natuurlijk ook veel overeenkomsten. We maakten een basisformat en stopten daarin onze eigen tekstvarianten om uit te kiezen. En we maakten een graaidocument: een verzameling mooie zinnen ter inspiratie. Het werd een universeel groeidocument. Aan het eind wisten we niet meer wie welke zin had bedacht. Ze waren van ons allemaal geworden.

5. Leer van elkaars aanpak

Alle vier werken we al meer dan tien jaar als zelfstandig ondernemer. We hebben onze eigen methoden ontwikkeld voor tekstschrijven – maar ook voor offertes verwoorden, uren schrijven, bestandsbeheer, werken met twee schermen en andere bureauzaken. Onze aanpak gaf ieder van ons de ruimte het op zijn eigen manier te doen. Maar we ontdekten al doende ook hoe de anderen werken. ‘O doe jij dat zo? Handig!’

6. Vier het succes

Met een schaal oesters vierden we het succes. We hebben het gered, de klant is tevreden met onze mooie teksten en wij zijn blij met de samenwerking. Dat smaakt naar meer. We sloten ons feestdiner af met een kaasplankje met port. En met alweer de volgende gezamenlijke opdracht in onze mailbox.

Heb jij nog meer tips voor Working Apart Together?
Deel ze hieronder via een reactie.

Ons dreamteam bestaat uit Olga Leever, Marèse Peters, Rafael Barnhard en Christine van Eerd. Niet toevallig ook allemaal actief voor Tekstnet.