Correcties van meerdere partijen samenvoegen in één basisdocument: Hoe beheers je dat proces, inhoudelijk en technisch? En hoe voorkom je dat Word er steeds uit klapt als je veel wijzigingen in één document hebt?

In mijn geval ging het om het samenvoegen van vijftien omvangrijke revisiedocumenten, waarvoor ik een offerte moest uitbrengen. Op de mailinglist kreeg ik deze waardevolle tips en aandachtspunten.

  • Miro Lucassen stelt een cyclus voor: eerste versie, de fabulous fifteen kunnen tot datum X commentaar geven. Op dat moment gaat de zaak op slot; jij verwerkt al die revisies (rotklus). Word kan ze voor je samenvoegen, maar of dat prettig is met 15 partijen waag ik te betwijfelen. Versie 2 gaat uit, wederom hebben ze tot datum X om commentaar te geven. De grote vraag: wie hakt de knoop door als voorgestelde wijzigingen met elkaar tegenstrijdig zijn?
  • De opdrachtgever zelf de correcties laten samenvoegen is een optie. Ellen Segeren zegt echter: ‘Hou zelf de controle en bepaal zelf hoe je verschillende wijzigingen in dezelfde zin verwerkt.’
  • Benoem een hoofddocument waarin je alles verzamelt, en geef het een afwijkende naam. Heb je uit een revisiedocument de wijzigingen overgenomen, dan zet je dat document in een apart mapje ‘afgehandeld’. Zet er een teken achter om aan te geven dat je het hebt verwerkt en om te voorkomen dat afgehandelde documenten met dezelfde naam worden overgeschreven (initialen van de aanleveraar bijvoorbeeld). Zeer ruim offreren, het is een tijdrovend gebeuren.
  • Leonore Noorduyn: ‘Wat kan helpen is om een bijeenkomst te wijden aan het commentaar. Zet iedereen bij elkaar en stel zelf de vragen die er nog zijn aan de hand van de opmerkingen.’

Marlies Wopereis vult aan: ‘Ik zou zeker ook een of meer sessies inplannen om de conflicterende opmerkingen te bespreken. Misschien kunnen ze een paar vertegenwoordigers aanwijzen met wie je de sessies hebt. Zij moeten dan het mandaat krijgen om voor de hele groep te spreken. Het proces ziet er dan zo uit:

  1. Alle 15 moeten voor een strakke datum feedback leveren (per mail of in Dropbox). 2. Jij verwerkt alle feedback en zet conflicterende punten (of punten waar je vragen over hebt) er in opmerkingballonnen bij. 3. Je bespreekt jouw versie incl. de opmerkingen met de vertegenwoordigers. 4. Je verwerkt hun commentaar en legt dat aan de vertegenwoordigers voor. 5. Zij kunnen nog wat laatste wijzigingen doorgeven en dan maak je de tekst definitief.
  • Wat ook nog kan, is helemaal geen schriftelijke feedback laten aanleveren, maar alleen mondelinge sessies. Die sessies zijn weliswaar lang en intensief, maar het is veel prettiger dan vijftien documenten doorworstelen. Ook gaat het verwerken van de wijzigingen veel sneller, omdat alleen de wijzigingen overblijven waar iedereen achter staat. Bovendien kun je er meteen vragen over stellen, als iets niet duidelijk is. En voor de deelnemers is het vaak makkelijker om hun opmerking mondeling te verwoorden dan schriftelijk.
  • Nog een tip van Leonore: Werk met twee documenten naast elkaar op je scherm: het ene is je basisdocument en het andere het revisiedocument. Dan raak je niet in de war over welk stukje de opmerking gaat.
  • Tineke
  • Overbosch: ‘Ga pas aan de slag als je alle correcties en opmerkingen binnen hebt. Je zult zien dat er conflicterende aanpassingen inzitten en daarmee kan je makkelijker omgaan als je eerst alles naast elkaar kunt leggen.’
  • Mirjam Jochemsen: ‘Denk goed na over een systematiek in de naamgeving, die duidelijk maakt over welke versie het gaat en die automatisch voor jou slim ordent in je systeem (bijvoorbeeld met volgnummers, of hoofdstuknummers, of data, net wat jij handig vindt). Maak daar ook duidelijke afspraken over met de commentatoren en zet ze op papier. Gaan alle commentatoren op de hele tekst reageren, of bijvoorbeeld Jan de Vries op hoofdstuk 1, Piet van Dijk op hoofdstuk 2? Is het handig om dat ook in de doc.naam op te nemen? (bv. H1-JV of H2-PD).
  • Word klapt er regelmatig uit zodra het een beetje ingewikkeld wordt, met wijzigingen bijhouden en zo (Word 2008 voor Mac), bevestigt Mirjam. Dat is ook de ervaring van Karin Lassche. ‘Extra reden om met een ‘masterdocument’ te werken waarin je zelf de wijzigingen doorvoert en eventueel tekstdelen met geaccepteerde wijzigingen uit het gereviseerde document knipt en plakt in je masterdocument.

Rest nog de vraag: is dat eruitklappen van Word te voorkomen? Is het misschien een typisch Mac-probleem? Of van een bepaalde versie?

Tekst: Marieke Bos