Als zelfstandig tekstschrijver moet je je eigen planning maken. Dat valt niet altijd mee, maar met deze tips haal je elke deadline zonder onnodige stress. 

Ten eerste is het belangrijk om te weten wat voor werker je bent. Sommige tekstschrijvers werken het liefst ’s nachts. Klein nadeel: je kunt niemand bellen voor een interview of zoiets, maar het uitwerken van je aantekeningen lukt goed. Anderen zijn juist ’s morgens het productiefst. Bepaal wanneer je het beste werkt en plan die uren in. Maak een afspraak met jezelf (zet die afspraak desnoods in je agenda) en laat je niet verleiden om die tijd weg te geven aan anderen.

Schakel stoorzenders uit, zoals huisgenoten die je werkruimte binnenlopen met allerhande vragen of gewoon voor een praatje. Maak ze duidelijk dat werktijd voor jou echt werktijd betekent. Bordje op de deur?

Bezorgers weten snel waar iemand in de straat wél thuis is. Erg? Nee, dat niet. Maar als het dat wel wordt, is het tijd voor maatregelen. Niet opendoen is de meest drastische.

Denk ook aan telefoon voor huisgenoten. Als jij als enige thuis aan het werk bent, rekenen de anderen erop dat je hun telefoontjes aanneemt. Laat ze gaan en spreek af dat anderen echt urgente zaken via je werktelefoon melden.

E-mailtjes, Twitterberichten, Facebookboodschappen, je kunt de hele dag in touw zijn met je relatie met de buitenwereld. Wil je echt ongestoord werken, verbreek die verbindingen dan (tijdelijk).

Neem de tijd voor een inschatting

Een tekst voor een jaarverslag. Tachtig pagina’s A4, tamelijk dicht beschreven. Bijdragen van vijf afdelingen uit een organisatie. Hoeveel uur kost het je om die tekst te redigeren?

Geen idee. Je weet pas exact hoeveel tijd het kostte als je de klus achter de rug hebt. Maar daar heeft de opdrachtgever niets aan. Op basis van eerdere ervaringen kun je natuurlijk wel een poging doen, maar als je het nog nooit bij de hand hebt gehad, wat dan?

Vraag altijd inzage in de tekst. Vooral het feit dat meer mensen aan een tekst hebben gewerkt, kan het redigeren moeilijker maken.

Redigeer twee pagina’s op proef. Of vier. Zo krijg je een indruk van het niveau van de aangeleverde tekst. Bij sommige schrijvers hoef je nauwelijks in te grijpen, bij andere moet je soms hele stukken herschrijven. Dat heeft gevolgen voor de tijd die je aan een tekst besteedt.

Vraag advies van collega’s: hoeveel pagina’s verwerken zij gemiddeld per uur? Pas wel op dat je geen appels met peren vergelijkt. Het moet dus wel om vergelijkbare teksten gaan.

Bouw een ruime marge in. Vertel je opdrachtgever dat je bewust ruim begroot en dat de niet gewerkte uren in diens voordeel uitvallen.

Spreek af dat je de opdrachtgever tijdens het werk informeert over de voortgang. Laat steeds weten hoeveel uur je gewerkt hebt en hoe ver je bent met het werk.

Plannen en structureren

Een noodzaak voor de zzp’er. De Belastingdienst eist dat je een financiële administratie voert. Dat hoeft niet heel ingewikkeld te zijn, maar je moet toch het juiste bedrag aan btw afdragen en aan het eind van het jaar aangifte doen voor de inkomstenbelasting. Hiervoor zijn eenvoudige boekhoudprogramma’s. Ben je niet zo’n boekhoudkundig genie, zoek dan iemand die je helpt. Kost het jou te veel tijd om aangifte te doen voor de omzet- en inkomstenbelasting, dan ben je beter af met een betaalde boekhouder of accountant. Vraag offertes of informeer hoe andere zzp’ers dit oplossen. Door dit werk uit te besteden, ben je van een hoop zorgen verlost. Jij kunt je dan helemaal op je schrijfwerk storten.

Aan het begin van je werkweek sta je aan het strand van de zee van tijd. Denk je. Maar halverwege de maandagmorgen dreigt er al paniek. Hoe voorkom je dat? Structureren is je redding.

Neem aan het begin van je werkweek (of op de zondagavond als dat prettiger voelt) een half uur de tijd om alle klussen te bekijken en in een schema te zetten. Plan de werkzaamheden zo ruim dat je niet steeds te laat klaar bent en het gevoel krijgt dat je faalt. Stel het maken van zo’n takenlijst eerst een week uit en houd die week al je werkzaamheden bij. Zo krijg je een indruk van de tijd die diverse werkzaamheden kosten. Op basis daarvan kun je in week 2 een echte lijst maken. Per week word je daar beter in. Plan ook activiteiten in zoals bijhouden van social media, beantwoorden van e-mail, archiveren, opruimen, ordenen en plannen. Die activiteiten kosten ook tijd.

Het is belangrijk je dag goed te structureren. Zet taken op je werklijst die haalbaar zijn. Aan ‘Jaarverslag schrijven’ zit veel werk vast. Wees specifieker, noteer bijvoorbeeld ‘hoofdstuk 3 jaarverslag schrijven’. Als je met zo’n werklijst of rooster werkt, is de kans veel groter dat je focust. Je bent van 10.00 tot 11.00 uur bezig met dat persbericht. En met niets anders.

Lopen er zaken door elkaar, dan ben je veel tijd kwijt aan omschakelen van de ene opdracht naar een andere.

Plan iedere dag voldoende ruimte vrij voor ad-hocwerk: er belt iemand met een spoedklus, er komt een reactie op je ingeleverde tekst, iemand valt uit en vraagt jou of je even snel kunt inspringen…

Bekijk aan het eind van je werkdag hoe het staat met je planning. Heb je werkzaamheden te ruim of te krap ingepland, trek daar dan lering uit voor de volgende dag.

Kwaliteit gaat voor kwantiteit. Werk liever alleen de ochtend keihard door en neem dan de middag vrij. Dat is beter dan de hele dag maar een beetje halfbakken bezig zijn en met een onvoldaan gevoel uit je werkkamer weglopen.

Veel deadlines ken je al lang van tevoren. Waarom wacht je dan steeds tot het laatste moment? Bel opdrachtgevers en vraag ze of je al vooruit kunt werken aan het volgende maandblad. Scheelt iedereen stress.

Websites:

  • Timewriter, een programma voor tijdschrijven
  • Workrave, een programma om rsi te voorkomen
  • Alles over timemanagement
  • Todoist, een handige timemanagement tool

Cursussen: 

  • Onlinecursus timemanagement
  • Training timemanagement voor freelancers

Boeken:

  • Denise Hulst, Tijdig van kantoor: meer kwaliteit van werken door werkplekorganisatie, planning en e-mailmanagement (Spectrum, 2005).
  • Jeffrey Mayer, Tijdmanagement voor dummies (Addison Wesley, 1998).
  • Ron Witjas, De tijd van je leven: het ultieme boek over time management (Thema, 2009).
  • Wil Derkse, Een levensregel voor beginners: Benedictijnse spiritualiteit voor het dagelijkse leven (LannooCampus, 2003).

Dit is een bijdrage van Frank van Geffen uit de Gids voor tekstschrijvers van Tekstnet.