Offreren: (h)eerlijk & begeerlijk

Het lijkt zo simpel en dat is het ook: met meer kennis van jouw opdrachtgever haal je meer uit jouw offerte. Inleven is de sleutel tot succes. Tegelijk wil je risico’s voorkomen. Hoe doe je dat? 

Stel zijn vragen, spreek zijn taal

‘Wat kost het, waarmee garandeer je de kwaliteit en hoe weet je dat je de planning haalt?’. Tien tegen één dat je zelf met zulke vragen ervaring hebt, bijvoorbeeld die keer dat je een aannemer zocht voor een kantoor in je tuin. Dergelijke vragen stelt de klant ook aan jou. Zet tijdens het schrijven van je offerte zijn bril op. Stel zijn vragen, spreek zijn taal.

Grijp je deze extra verkoopkans!

Een offerte is meer dan een optelsom van getallen. Om te beginnen leg je er afspraken voor een samenwerking in vast. Tegelijk heb je een prachtig podium waarop je jouw visie op het probleem van de klant kunt geven, evenals jouw aanpak om deze op te lossen. Weet jij goed te beschrijven hoe jij daarin voorziet, dan heb je werkelijk betekenis voor de klant. Uiteraard verwerk jij bepaalde zorgen van de opdrachtgever expliciet in je offerte. Hiermee stel je je op als een professional die luistert, begrijpt en terugkoppelt.

De offerte: dat ben jij

Wat weet de klant van jou, nadat hij jou heeft gebeld of gesproken? Niet de eerste, maar de hardste klap is een daalder waard. En dat is de manier waarop jij je offerte opstelt. Laat zien waarin je sterk bent. Je kiest voor een heldere analyse van het probleem, maar toont ook de overzichtelijkheid van jouw aanpak. Begin je offerte met jouw ‘klik’ met het onderwerp, en ga vervolgens in op de probleemstelling, je oplossingsrichtingen, jouw werkwijze en planning, wat je nodig hebt van de klant en wanneer, speciale behoeften van de klant, en tenslotte op een aparte pagina een overzicht van je werkzaamheden en – heel belangrijk – je uurprijs.

Vraag collega’s naar hun uurprijs en klantenervaringen

Op welke uurprijs jij uitkomt, is afhankelijk van jouw ervaring, je talent en de snelheid waarmee je werkt. Heb je daarvan (nog) geen helder beeld? Vraag collega’s wat zij gemiddeld rekenen en hoe hun opdrachtgevers daarop reageren. Wat ook speelt, en wat van opdracht tot opdracht kan variëren, is de waarde die de opdrachtgever aan het eindresultaat hecht: een door jou geconcipieerde speech voor een directeur die daarmee een zaal vol collega’s en cliënten moet boeien, mag meer kosten dan een pagina in een intern personeelsblad, ook al zijn het aantal schrijf-/denkuren mogelijk voor jou hetzelfde. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld een bedrijfsslogan of pay-off. Er hangt gewoon meer van af. Die extra waarde rechtvaardigt dat je daar extra (denk)uren voor mag rekenen. Binnen grenzen uiteraard: de beste aanbiedingen zijn die waarvan de opdrachtgever een sterk gevoel van redelijkheid ervaart.

Hoed je voor hijgers en knijpers

Vreemden die je ’s middags bellen met het dwingende verzoek de volgende ochtend een tekst af te hebben en ‘wat dat dan moet kosten’, maken me argwanend. Je kunt ze uit de brand helpen, maar vaak is hun kortademigheid het gevolg van een slechte planning en dat doet vrezen voor de waarde die zij hechten aan de kwaliteit van de tekst en samenwerking.

Verwittig je vooraf over de status van de bron (documenten of interview) die ten grondslag ligt aan jouw stuk, en over wie er over jouw tekst gaat beslissen. En vanwaar eigenlijk die haast? Is het een beurs die morgen opent of ‘gewoon‘ de angst dat ze de tekst in eigen gelederen niet snel beoordeeld krijgen? In het algemeen kun je dat ondervangen door het schrijfproces in stappen (goedkeuringsmomenten) op te splitsen. Als je het zo presenteert, ontstaat er ook meer begrip voor het proces en de kosten. Een beetje opvoeden hoort erbij.

Loop hard – maar overren je zelf niet

We hebben allemaal onze voorkeuren voor een bepaald type opdracht. Voor mij zijn dat teksten en concepten voor maatschappelijk relevante bedrijven, producten en diensten, omdat daar meestal ook heel leuke en betrokken mensen bij horen. Je voelt dat bij een eerste kennismaking: de ‘klik’. Liefst zou ik meteen met de opdracht beginnen. Maar offreren moet eerst. In mijn enthousiasme ben ik een keer zover gegaan om mijn concept al in de offerte uit te werken, met beeldmateriaal en al. Achteraf een slechte zet, want de klant kon zijn eigen ideeën niet meer kwijt. Geef de klant genoeg ruimte om mee te denken, invloed te hebben. Jullie gezamenlijke expertise leidt tot een beter eindproduct. Wees niet bang om het creatieve proces sámen aan te gaan.

Reageer snel, maar check ook de noodzaak 

Wanneer opdrachtgevers hun klus eenmaal op de markt hebben gezet, willen ze zo snel mogelijk van start. Een vlotte reactie van jouw kant valt daarom altijd goed, al kan te snel ook weer de indruk wekken dat je niks anders omhanden hebt….. Misschien is het daarom wel het handigste om even te vragen wanneer men de offerte verwacht. Men zal dan meestal ook aangeven wanneer ze eraan ‘beginnen’. In de regel probeer ik een offerte binnen twee, drie dagen gereed te hebben. Uitzonderingen zijn de aanvragen die nadrukkelijk een veel ruimere inzendingstermijn hanteren. Nog even dit: spreek je een klant hierover en maak je afspraken, bevestig die dan dezelfde dag nog even per mail. Klanten waarderen dat, is mijn ervaring.

Besef dat je geld voor de klant oplevert

Herkenbaar gevoel: heb je alle bedragen bij elkaar opgeteld, dan schrik je toch wel van het eindbedrag. ‘Dat gaan ze nooit pikken.’ Maar is die angst wel zo terecht? Kwaliteit heeft nu eenmaal een prijs. Ik zie mijzelf als leverancier van iets waarmee de klant zijn onderneming, product of dienst verbetert. Het is dan wel aan mij om de klant in mijn offerte van die voordelen te overtuigen. Daarbij zijn vertrouwen, betrokkenheid, kwaliteit en zekerheid op de lange duur veel belangrijker dan wat die goedkope, maar vage concurrent in de aanbieding heeft.

Denk mee als het budget een probleem wordt

Ga niet tornen aan je uurprijs. Tenslotte is die tot stand gekomen op basis van het aantal uren dat je per jaar verwacht te kunnen schrijven tegen de kosten die je moet maken: hypotheek, ziektekosten, arbeidsongeschiktheidsverzekering, autogebruik of openbaar vervoer, kosten werkruimte, andere verzekeringen, literatuur, apparatuur, internet, etc. Ook bij lagere budgetten kun je ervoor zorgen dat de klant gehoord en gezien wordt. Bij grote projecten met verschillende onderdelen kun je de klant een projectkorting aanbieden. Het tijdelijke karakter ervan geeft je de mogelijkheid om later weer bij je normale prijsniveau terug te komen. Een verlaagde uurprijs is veel lastiger op te krikken.

Blijf scherp en realistisch

Het is economischer (en ook veel leuker) om langer voor een vaste klant te werken. Je kent elkaar, hebt aan weinig woorden genoeg, weet dat je elkaar kunt vertrouwen, en leert de dienst of het product tot in de finesses kennen. Vanuit die kennis lever je meer waarde dan iedere andere nieuwkomer. Maar blijf wel scherp op jouw prijs. Ga je ineens (misschien uit gemakzucht) hoog zitten, dan loop je kans dat de klant toch voor een alternatief kiest. Nog vervelender is het barstje in het vertrouwen. Nog zo wat: blijf je klant verrassen. Ook door eens wat onbetaald te doen: een advies, een opzetje uitwerken, een hand-out van een leerzame workshop die je hebt gevolgd. Laat elke keer weer zien dat je het waard bent om de samenwerking te continueren. Ik heb mensen gezien die vanwege te weinig werk bij hun bestaande klanten voor de hoogste prijs gingen. Ter compensatie. Van alle eigen glazen die ingegooid konden worden, bleef er geen eentje heel.

Budget? Succesfactoren? Vraag er gewoon om

Wat spreek je af als het werk meer is dan je verwacht? Wie beoordeelt dat? Wat wil de klant als extra in de offerte opgenomen zien? Wanneer is dit project een succes voor hem? Wat is de richtprijs, het budget? De antwoorden op die vragen zijn te belangrijk om ze niet te stellen. Zo zal kennis van het budget voorkomen dat je een aanbieding doet voor een grootse aanpak, terwijl er geen geld voor beschikbaar is. Ook is het fijn om te weten of er meerdere bureaus in de race zijn voor de opdracht. Misschien heeft een bepaalde aanpak de voorkeur van de klant. Daar kun je op inspelen.

Wees transparant maar vermijd details

Het werkt voor de opdrachtgever prettig als hij weet hoe je je tijd indeelt en verdeelt over de werkzaamheden: inlezen, reizen, briefing, concepting, bespreking, interviews, daadwerkelijke uitvoering, correctierondes. Ik ben er soms huiverig voor om achter elke minuscule deelactiviteit het aantal uren te specificeren. Bepaalde klanten krijgen dan al snel wat van ‘zó lang, dat moet toch sneller kunnen?’ Daarom bundel ik mijn uren per groepje van activiteiten. Dat geeft inzicht, zonder dat ik de klant met details belast.

Maak het grote klein en het kleine groot

Voorkom de klap van een te groot eindbedrag. Knip je activiteiten in behapbare delen. Bijkomend voordeel: jij maakt het schrijfproces transparant, inclusief tussentijdse beslismomenten. Op eenmaal genomen besluiten zal dan niet meer worden teruggekomen. Dat voorkomt dat je aan het einde van de rit te horen krijgt ‘o, het had toch anders gemoeten’. Naast kleiner maken, bestaat ook groter maken. Daarmee bedoel ik dat je niet te bescheiden moet zijn om te vertellen wat jouw werk inhoudt: vaak hebben opdrachtgevers geen idee van wat het schrijf- en concepttraject behelst.

Wees daar dus ongegeneerd expliciet in als je je activiteiten toelicht.

Wees de unieke redder in nood!

Je bent tekstschrijver en beschikt dus over de creativiteit die de klant zoekt. Ga er even voor zitten en laat je teksten swingen. Vermijd standaardzinnen als ‘Hiermee bied ik u aan … of ‘Ik hoop u hiermee een goede aanbieding te hebben gedaan.’ Klanten zijn net als wij: we willen van ‘alles’ voor ons zuur verdiende geld: ontzorging, positieve verrassingen, het beste van het beste, de bevestiging van onze keuzes. Sluit jouw offerte af met een beschrijving van het product dat alleen jij op deze wijze kunt leveren. De klant moet je lusten: rauw!

En verder

Handige downloads voor (startende) zzp’ers

 


Dit is een bijdrage van Rafaël Barnhard uit de Gids voor tekstschrijvers van Tekstnet.