Maandag vóór twaalf uur

Daar zit ik dan, op een maandagochtend in de trein naar Den Haag. Met op schoot een dikke envelop. Daarin het resultaat van een paar weken intensief samenwerken. We doen met een collectief van tekstschrijvers mee aan een aanbesteding bij een rijksoverheidsorganisatie. Leuke klus, interessante opdrachtgever, we kunnen het, daar zijn we van overtuigd. Maar als die envelop niet voor twaalf uur op het juiste bureau ligt, is het allemaal voor niets geweest. De post vertrouw je niet in zo’n geval. Dus ik neem zelf de koerierstaak op me. 

Overheden zijn verplicht om grotere opdrachten openbaar aan te besteden.* Dat geeft iedereen de kans om de nieuwe klus binnen te halen. Wel zo eerlijk zou je zeggen. Toch zitten er nog wel wat haken en ogen aan.

Punten tellen

Vanwege de objectiviteit werkt een aanbesteding met een puntensysteem. Heel transparant. Vooraf kun je zien hoeveel punten er te behalen zijn met bijvoorbeeld de proefopdracht, de samenstelling van het team, de kwaliteit, de duurzaamheid van je organisatie en de tarieven. De goedkoopste inschrijver wint niet automatisch; degene met de meeste punten is de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI); een combinatie van prijs en kwaliteit.

Soms worden diensten aanbesteed omdat het eens in de zoveel tijd nu eenmaal moet. Is de opdrachtgever eigenlijk wel tevreden met het huidige bureau, dan worden de eisen (bewust of onbewust) zo geformuleerd dat er weinig ruimte is voor vernieuwing. Concurreren tegen een vertrouwd bureau is dan erg lastig.

Afknapper

Ik ben er ruim op tijd, met die dikke envelop. Met het ontvangstbewijs sta ik binnen een minuut weer buiten. Ik geniet van deze eerste stap op weg naar het succes. Ik slenter door de stad, bezoek een tentoonstelling, eet een broodje en trein weer naar huis.

Enkele weken laten krijgen we bericht: we zijn door naar de volgende ronde! We bestuderen de resultaten, bekijken de namen van de concurrenten, schatten onze kansen in en plannen de werkverdeling. Maar dan blijkt dat een van de afgewezen concurrenten bezwaar heeft aangetekend. De procedure wordt daardoor vertraagd. Niet eens zo erg, denken we nog, want de vakantie komt eraan. En wij waren immers al door. Nou, mooi niet. Als gevolg van die bezwaarprocedure is onze aanbesteding alsnog afgekeurd: op sommige formulieren stonden geen ‘natte’ handtekeningen. Daarmee is onze inzending ongeldig. We vloeken, laten ons informeren over de kansen van nog een beroep en besluiten het erbij te laten zitten.**

Rooskleurig?

Na deze kater was ons collectief even helemaal klaar met aanbestedingen. Anderen boekten wel successen. Een groepje tekstschrijvers verbonden aan de Communicatiewinkel schreef in en won. Net als in mijn voorbeeld ging het om een aanbesteding voor voorkeursleveranciers. Mooi, zou je denken: als er wat te schrijven valt, weten ze je te vinden.

De praktijk blijkt minder rooskleurig. Bij grotere opdrachten dingen alle voorkeurs-leveranciers mee naar de opdracht. Voor de offerte is vaak weinig tijd en de eisen zijn hoog: een scherpe prijs en een uitgebreide offerte, met visie, op grond van beperkte informatie. Zo’n pitch kost veel tijd en

is nog steeds onbetaald. Telkens weer een mooi voorstel maken, wetend dat de andere voorkeursleveranciers daar ook mee bezig zijn, en dat die ook goed zijn. “Wat een tijd en energie gaan hiermee verloren in de maatschappij”, verzucht een van de tekstschrijvers. De juichstemming is omgeslagen.

Inspiratie

Al met al geen optimistische verhalen, deze ervaringen met aanbestedingen. Moet je het er dan maar bij laten zitten als eenmanszaak of collectief? Zeker niet. Het gaat om interessante opdrachten, met vaak een langere termijn. Soms kiest de opdrachtgever voor de tussenstap van voorkeursleveranciers, maar er zijn ook directe aanbestedingen voor het maken van een relatiemagazine of voor het opzetten van een interactieve website. Dan kun je samenwerken met vormgevers, webbouwers, conceptontwikkelaars, fotografen, coördinatoren en natuurlijk tekstschrijvers. Meedoen aan een aanbesteding kost veel tijd. Interessant inhoudelijk werk – een voorstel verwoorden, ervaringsprojecten beschrijven, een proefopdracht doen – plus een boel administratief geneuzel. Maar het levert ook veel op. Je leert het team waarmee je de klus straks wilt gaan klaren goed kennen; samen de keiharde deadline halen, geeft een kick. De combinatie van verschillende disciplines is zeer inspirerend. Door onderling teksten te verbeteren, bereik je ongekende kwaliteit. Bovendien biedt het acquisitiekansen. Vaak moet je verklaringen verzamelen van tevreden opdrachtgevers. Een mooie gelegenheid om weer eens contact met ze op te nemen. Wie weet wat dat weer voor gevolgen heeft: maak de slapende honden maar wakker.

Kansen

Met de Aanbestedingswet van april 2013 is een aantal zaken eenvoudiger geworden. Ondernemers kunnen in eerste instantie volstaan met een ‘Eigen verklaring’; de officiële papieren hoeft alleen de winnaar bij elkaar te zoeken. ZZP’ers en kleine bedrijven krijgen meer kansen vanuit het ‘proportionaliteitsbeginsel’: klussen moeten worden opgehakt zodat kleinere ondernemers deze ook aankunnen. Of dit inderdaad gaat werken, is nog de vraag. De enige manier om daar achter te komen, is meedoen. Veel succes!

* De drempelbedragen voor aanbesteding van diensten zijn in 2015: € 134.000 voor de centrale overheid en € 207.000 voor decentrale overheden. Gids voor tekstschrijvers 2015 59

** Veel aanbestedingen verlopen inmiddels geheel digitaal; ‘natte’ handtekeningen zijn dan niet meer nodig.

Meedoen aan een aanbesteding betekent veel werk verzetten in een relatief korte tijd met een keiharde deadline. Enkele tips om dit soepel te laten verlopen:

  • Voldoe je niet aan alle voorwaarden, laat het dan lopen. Dit zijn vaak harde eisen: de rest van je aanbesteding wordt niet eens gelezen als je er niet aan voldoet.
  • Begin met een inspirerende startbijeenkomst met je aanbestedingsteam, zeker als je nog niet vaak met elkaar hebt samengewerkt. Doe een creatieve schrijfoefening, om erin te komen.
  • Doe je een aanbesteding met een groep tekstschrijvers (of andere professionals), wijs dan een of twee mensen aan als trekker van het project.
  • Zorg voor een digitaal platform waar je de documenten kunt verzamelen, bijvoorbeeld Dropbox, Google Docs of het extranet van een netwerkorganisatie.

Websites: 

  • De Nederlandse overheid is verplicht aanbestedingen te publiceren op Tenderned. De aanbestedende dienst kan ervoor kiezen om de aanbesteding geheel digitaal via Tenderned te laten lopen.
  • Aanbestedingen staan ook op de Aanbestedingskalender. Sommigen vinden deze site overzichtelijker.
  • Steeds meer gemeenten hebben ook een eigen site voor aanbestedingen en freelance opdrachten.

Dit is een bijdrage van Christine van Eerd uit de Gids voor tekstschrijvers van Tekstnet. Met dank aan Monique Janssens, Marleen Kamminga en Ferdinand Pronk voor het meedenken en meelezen.