Briefen is een werkwoord

Als we aan ‘briefen’ invulling geven zoals het oorspronkelijk bedoeld is, zorgt dat voor eenrichtingsverkeer. De opdrachtgever vertelt, de opdrachtnemer luistert en gaat vervolgens aan de slag. Bij complexe en creatieve opdrachten vraagt briefen echter om wisselwerking. 

Luisteren, doorvragen en samen de oplossing én de vraag verkennen zijn daarbij van belang. 

Een goede briefing is een belangrijke voorwaarde om een project succesvol te laten verlopen. Het is de opdrachtomschrijving die het kader schetst voor het project dat je samen aangaat. Het formuleert doel, voorwaarden, budget en planning. Hoe goed de eerste versie van een briefing is, heeft met veel zaken te maken, zoals: de professionaliteit van de opsteller, de complexiteit van de opdracht en de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Ga in gesprek
In een briefing verwoordt de opdrachtgever wat hij dénkt dat hij wil. Aan jou de taak om uit te zoeken wat hij écht wil. Dus heb je de briefing ontvangen? Ga als het enigszins mogelijk is eerst in gesprek met de opdrachtgever. Dit afstemmoment biedt je de mogelijkheid de klantvraag scherper in beeld te krijgen. Probeer tijdens dit gesprek het gemeenschappelijk denkraam zo groot mogelijk te maken. Albert Einstein stelde dat, als hij een uur had om iets op te lossen hij de laatste vijf minuten aan de daadwerkelijke oplossing besteedde. De rest van de tijd bestudeerde hij het probleem van alle kanten. Zo kun je de vraag die achter de briefing schuilgaat, ook benaderen. Als het probleem – of positiever geformuleerd de doelstelling of aanleiding van de klant – duidelijk is, zie je scherper hoe je kunt bijdragen. Samen met je opdrachtgever het probleem goed verkennen, draagt bij aan het kiezen van de juiste oplossing. En dat kan iets anders blijken te zijn dan de brochure die de opdrachtgever dacht nodig te hebben. De daaropvolgende toespitsing van de briefing – die je bij voorkeur zelf doet – legt de aangescherpte afspraken vast.

Blijf afstemmen…
En dan is het zover, je hebt doorgevraagd en aangescherpt en de opdrachtomschrijving ligt vast. De opdrachtgever heeft er vertrouwen in dat jij je ding kunt doen en jij staat te popelen om aan de slag te gaan. Realiseer je dan dat een goed afgestemde briefing geen waterdichte garantie biedt dat de opdracht perfect verloopt. Het vergroot de kans hierop natuurlijk wel enorm! Maar: de wereld en daarmee de inhoud blijven in beweging. Transitie, wisselende betrokkenen, nieuwe inzichten: ze zorgen ervoor dat de uitgangspunten voor de opdracht mogelijk veranderen. Zeker bij producties of processen die over een langere periode lopen, of waarbij meerdere partijen betrokken zijn. Constateer je tijdens het proces dat veranderingen jouw product (kunnen) raken? Kaart het aan bij de opdrachtgever. Oftewel: blijf scherp op de opdracht en de invulling hiervan. Ga als het nodig is opnieuw met de klant om tafel om probleem en oplossing te verkennen.

De perfecte standaard
Wanneer je het traject om de briefing aan te scherpen een paar keer hebt doorlopen, krijg je wellicht de behoefte om een template te ontwikkelen: een optimale briefing of opdrachtomschrijving. Maar die perfecte briefing bestaat niet. Misschien wel per opdracht, maar zeker niet als standaard. Een template kan prima werken als uitgangspunt en om op gang te komen. Maar dat neemt niet weg dat het goed is om tijdens het gesprek met de opdrachtgever het onderwerp altijd breed te verkennen. Al is het maar met vragen als: ‘Zijn er nog punten die niet op tafel zijn geweest?’ of ‘Wat zijn verdere zaken om rekening mee te houden in dit traject?’ En weet daarbij dat elke opdrachtgever, elke opdracht en elke samenwerking zelfs met vertrouwde opdrachtgevers een nieuw avontuur is en een eigen, soms verrassende, invulling kent.

Lijstje voor de liefhebber
Voor de liefhebber van lijstjes een checklist van zaken die je mogelijk in de briefing wilt terugzien:

  • Aanleiding en doel (onmisbaar voor inzicht in de opdracht)
  • Inhoud, vorm en omvang
  • Doelgroep en/of (sub)doelgroepen
  • Hoofdboodschap en eventuele subboodschappen weergegeven in volgorde van prioriteit (eventueel opgesplitst naar (sub)doelgroepen)
  • Achtergrondinformatie (wat is beschikbaar en wat is nodig?)
  • Organisatie en taakverdeling (wie zijn er verder betrokken bij het product of proces?)
  • Verwachte activiteiten/verantwoordelijkheden
  • Timing, planning en budget (de harde randvoorwaarden)
  • Leveringsvoorwaarden
  • Projectgegevens (bijv. projectnummer)
  • Samenhang met andere projecten (organisatorische inbedding van het project)
  • Eventuele relevante verdere informatie, zoals juridische zaken

Meer lezen

  • Alles over briefings: brengt veel in beeld over briefings; ook is hier het BriefingBoek verkrijgbaar.
  • Briefing Cards: informatie over briefingcards. Deze kaarten bevatten beelden die helpen om samen zaken onder woorden te brengen. Creatieve insteek waarbij foto’s het associatieve denkvermogen stimuleren.
  • De Checklist briefing voor tekstschrijvers van Tekstnet.

Dit is een bijdrage van Miranda van Ark uit de Gids voor tekstschrijvers van Tekstnet.