Een aanbesteding is een manier van inkopen waarbij een organisatie een opdracht bekendmaakt. Ondernemers die interesse hebben in de opdracht, kunnen zich inschrijven op de aanbesteding. De overheid en grote bedrijven kiezen voor deze manier van werken om alle geïnteresseerde partijen een gelijke kans te geven de opdracht binnen te halen. Het gaat meestal om grote, langlopende opdrachten.
Een aanbestedingstekst schrijven – waarom?
Voor ons als tekstschrijvers zijn aanbestedingen om twee redenen interessant:
- Je kunt er zelf aan meedoen. Het gaat vaak om langlopende opdrachten voor een periode van drie of vier jaar. Voor een grote opdracht schrijf je je in met een collectief van tekstschrijvers. Soms is het ook mogelijk om een offerte uit te brengen voor een ‘perceel’, dat is een deel van de opdracht. Hiervoor kun je je in je eentje inschrijven.
- Jouw opdrachtgever wil meedoen aan een aanbesteding en jij wordt ingehuurd om de teksten te schrijven.
Waar vind je de publicaties van een aanbesteding?
In Nederland worden aanbestedingen aangekondigd op TenderNed. Dit is het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Daarnaast zijn er commerciële aanbestedingsplatforms als de Aanbestedingskalender en Negometrix. Op deze platforms moet je een profiel aanmaken. Pas dan kun je meedoen aan een aanbesteding.
Er zijn verschillende aanbestedingsprocedures, zoals een Europees openbare aanbesteding, een niet-openbare aanbesteding en een onderhandse aanbesteding. De waarde van de opdracht bepaalt de procedure.
Hoe ziet een aanbesteding eruit?
De bekendmaking van de opdracht bestaat uit een pdf waarin het Programma van Eisen staat beschreven: het verlanglijstje van de opdrachtgever. Het is vaak een flink document. Maar als je het opdeelt, zie je deze structuur:
- beschrijving van de opdracht en de opdrachtgever;
- uitsluitingsgronden: eisen die niet-integere bedrijven uitsluiten;
- geschiktheidscriteria: eisen aan de geschiktheid van de inschrijver;
- gunningscriteria: eisen en wensen over de opdracht.
Hoe doe je mee?
Aanbieders schrijven zich in op de aanbesteding door een offerte in te dienen. Dit is een flinke klus. De organisatie moet allerlei formaliteiten doorlopen en bewijsstukken overleggen. Als tekstschrijver word je ingehuurd om de open vragen te beantwoorden. De vragen gaan onder andere over de visie van de onderneming, mvo-beleid en kwaliteit van de dienstverlening. De onderwerpen hangen uiteraard helemaal van het type opdracht af. Vaak wordt er gevraagd om een plan van aanpak, of moet de onderneming een casus voorleggen.
Jouw werk bestaat meestal uit het herschrijven van teksten die de ondernemer al geschreven heeft. Maar soms betrekt de klant je van begin af aan bij het proces en schrijf je de teksten zelf – uiteraard met input van de onderneming. Hier kan een goede tekstschrijver het verschil maken. Stel vragen, denk mee, maak SMART.
De inschrijving sluit op een vooraf bepaalde datum. De documenten moet je uploaden op TenderNed of een van de andere platforms. Daarna selecteert de opdrachtgever de aanbieder die de opdracht krijgt. Een inkoopteam beoordeelt de antwoorden en geeft voor elke wens punten. De partij met de beste mix van prijs en kwaliteit krijgt de opdracht. De overheid is daarbij verplicht de gunning en scores toe te lichten. Uiteindelijk weet je dus precies op welke plaats je bent geëindigd en waarom. Het verlenen van de opdracht heet ‘gunning’.
Tips
- Lees alle stukken heel goed door.
- Er is altijd een vragenronde. Maak hier vooral gebruik van! Het stellen van vragen telt niet mee in de beoordeling.
- Zorg dat je vooraf de scorematrix goed snapt.
- Houd je aan de structuur van aanbesteding. Beperk jouw inbreng tot het schrijven van heldere, concrete teksten met goede tussenkoppen.
- Begin op tijd. Een deadline is bij een aanbesteding niet onderhandelbaar: lever je de stukken een paar seconden te laat in, dan mag je niet meer meedoen.
Het inschrijven op een aanbesteding lijkt verder veel op het uitbrengen van een offerte.
Meer lezen?
- www.pianoo.nl; informatie voor inkopers over aanbestedingen en de verschillende procedures, ook voor inschrijvers interessant
- www.europadecentraal.nl/onderwerp/aanbesteden/; een kennisbank over aanbesteden
- Handboek inschrijven op aanbestedingen – Octavia Siertsema; een handige gids over het hele aanbestedingsproces