Als beginnend tekstschrijver stuurde ik ooit een communicatiemedewerker een offerte toe in Word. Toen ik haar na een week vroeg of ze het document had ontvangen, antwoordde ze dat ze het ‘met enkele wijzigingen’ had doorgestuurd naar haar leidinggevende. Ik viel van mijn stoel van verbazing. Je moet maar durven: klungelen in iemands offerte, die niet alleen een begroting is, maar ook een (helder geschreven) plan van aanpak. Een visitekaartje dus.
Niet haalbaar
Sindsdien verstuur ik mijn offertes in pdf-formaat, wat nu veel makkelijker is dan toen. Het liefst zou ik ál mijn teksten opleveren als pdf’jes, zodat niemand er meer aan kan komen. Dat klinkt pedant en dat is het ook. Ik vind dat ik bovengemiddeld goed kan schrijven en ik heb liever niet dat anderen rommelen in mijn teksten. Helaas is dat in dit vak niet haalbaar. Ik werk meestal met opdrachtgevers die een inhoudelijk deskundige aan mij koppelen voor het schrijven of redigeren van een adviestekst of onderzoeksrapport. Deze coauteur moet natuurlijk iets kunnen inbrengen. Gelukkig gaat dat heel vaak goed.
Het gaat helaas ook wel eens mis. Het komt voor dat door de interactie met mijn coauteur de definitieve tekst niet voldoet aan mijn eigen kwaliteitseisen. Dat is vooral frustrerend als ik word ingehuurd door een leidinggevende die niks te maken heeft met het schrijfproces, maar wel het eindproduct beoordeelt. Wat te doen?
Drie voorwaarden
Tegenwoordig waarschuw ik opdrachtgevers hiervoor vooraf, zeker bij gevoelige teksten. Ik vertel dat de deskundige aan wie ik word gekoppeld, liefst aan drie voorwaarden voldoet. De eerste is dat diegene mijn toegevoegde waarde ziet. Dat hij of zij erkent dat hij weliswaar veel weet van de inhoud, maar dat hij het verhaal zelfstandig niet goed op papier krijgt.
De tweede voorwaarde is dat de contactpersoon enig lef toont. Een heldere tekst zegt waar het op staat. Regelmatig maak ik mee dat auteurs daarvoor terugschrikken. Ze denken dat de boven hen gestelden die duidelijkheid niet waarderen en doen aan zelfcensuur. Ze gebruiken wollige formuleringen, passieve constructies en jargon; alles om slagen om de arm te kunnen houden. Steeds weer valt mij op dat hun leidinggevenden juist wél prijs stellen op helderheid. Is dat onverhoopt niet zo, dan kunnen we altijd nog terugvallen op vaagtaal. Als de basistekst helder is, levert dat uiteindelijk een beter eindproduct op dan als die basis al een puzzel is.
De laatste voorwaarde voor succesvolle samenwerking is dat mijn contactpersoon snel reageert op vragen, opmerkingen en conceptteksten. Niks zo frustrerend als niet verder kunnen omdat je eindeloos moet wachten. Of dat je – oh horror – je in het zweet werkt om een deadline te halen, waarna de coauteur de tekst doodleuk dagenlang laat liggen.
Een béétje vreemd?
Vragen om een contactpersoon die aan deze voorwaarden voldoet: is dat niet een béétje vreemd? Nou nee, het is vooral lekker voor het eindresultaat. En een teken van professionaliteit. Als tekstschrijver kom je er namelijk niet altijd met goed structureren en helder formuleren. Goede afspraken over het schrijfproces zijn minstens zo belangrijk. Slimme opdrachtgevers begrijpen dat.
Foto: Amy Hirschi
Ja, zeker dat krampachtig vasthouden aan wolligheid herken ik. De contactpersoon waakt als een pitbull over de beeldvorming van het bedrijf. Altijd moet die slag om de arm, want de tekst moet alle ‘stakeholders’ tevredenstellen. Maar niets stelt tevredener dan een heldere tekst.
Ik maak in de offerte en in het kennismakingsgesprek duidelijk wat mijn verwachtingen over de samenwerking zijn. Daarbij zeg ik altijd dat het voor mij prettig en noodzakelijk is dat de opdrachtgever snel reageert. Als ik een concepttekst stuur, vermeld ik het ook nog even terloops. Ik merk dat dit wel werkt. Vroeger liet ik het meer op zijn beloop. Dan volgden soms weken van stilte, waarna ik de tekst ineens terugkreeg met veel commentaar, juist in een periode dat ik omkwam in het werk. Verwachtingen uitspreken geeft mij meer de regie.
Helemaal eens Steven!
Wauw! Wat een goede aanpak! Waar ik wel benieuwd naar ben: hoe communiceer je die drie voorwaarden aan de opdrachtgever? Als je dat mondeling doet, stuur je het dan nog eens schriftelijk na? Is het ook onderdeel van je offerte en/of Algemene Voorwaarden?
Nee hoor, zo officieel op schrift iets vastleggen, lijkt mij lastig. Bij nieuwe opdrachtgevers licht ik dit verhaal mondeling toe, tijdens de briefing. En dan nog gaat het een enkele keer niet helemaal goed, maar dan heb je na afloop van het project wel iets om op terug te komen…