Vroeger was de zakelijke e-mail een en al beleefdheid. Denk aan woorden als ‘geachte’ en ‘hoogachtend’. Inmiddels is onze mailbox veranderd in een informele speeltuin waar de grenzen tussen u en jij, en tussen zakelijk en vriendschappelijk, zijn vervaagd. Lange tijd vroeg ik mij af: hoe heurt het eigenlijk? Spoiler alert: dat bepaal je zelf.
Ik benader regelmatig mensen die ik niet ken voor een interview. Meestal doe ik dat per mail. Is de ander ouder dan ik? Dan typte ik vroeger zonder problemen ‘Geachte’. Tot een collega-tekstschrijver tegen mij zei dat ze vond dat je zo direct een afstand creëert. Dat zette mij aan het denken. Plus: hoe vaak mailde iemand mij nou terug met ‘Geachte mevrouw Krauss? Nooit.
Het veilige beste
Tegenwoordig kies ik vaak voor het veilige ‘Beste’, maar dan wel met de voornaam erachter. Want mailtjes die beginnen met alleen ‘Beste’ vind ik dan weer vreselijk. Het klinkt als een luie poging om een groep toe te spreken zonder iemand echt aan te kijken. Ik krijg er in ieder geval geen warme gevoelens van.
Luchtige toon
Ik spreek iedereen die ik voor het eerst mail met ‘je’ aan. Natuurlijk vraag ik mij wel eens af of sommige mensen dit als onbeleefd ervaren, maar meestal krijg ik mailtjes terug in de trant van: ‘Hi Lyanneke, wat leuk dat je mailt!’. Voor mij een vrijbrief om de communicatie op een luchtige toon voort te zetten. En eerlijk is eerlijk: die toon past ook beter bij wie ik ben.
Hatelijke groet
Dan komen we bij de afsluiter onder de e-mail. Daar valt een hoop over te zeggen. Ooit was het volgens mij heel normaal om je e-mail af te sluiten met ‘Met vriendelijke groet’. Maar ergens, ik weet niet precies wanneer, deed ‘Met hartelijke groet’ zijn intrede. Een gevaarlijke variant, want voor je het weet vergeet je per ongeluk de letter r goed in te tikken. Maar de grenzen worden verder opgerekt: mensen strooien soms ook met winterse groeten, warme groeten of zonnige groeten uit Parijs.
De beste keuze bepaal je zelf
Onder de streep maakt het denk ik niet zoveel uit of je kiest voor een formeel ‘geachte’, een vlot ‘hi’ of een vrolijke groet uit de polder. De beste keuze hangt natuurlijk vooral af van de relatie die je met de ander hebt. En zelf ga ik er altijd vanuit dat de ander het goed bedoelt. Behalve dan bij ‘Beste’ zonder naam erachter. Die aanhef mogen we wat mij betreft collectief naar de prullenbak verwijzen.
Groetjes!
Tot slot nog even over het woord ‘groetjes’, dat volgens sommigen not done is. Zelf heb ik dat lange tijd vermeden, tot ik merkte dat mijn opdrachtgevers soms ook afsluiten met ‘groetjes’, waaronder een directeur van een grote organisatie. Vind ik dat vervelend? Integendeel: er schuilt iets liefs en ontwapenends in en daar kunnen we in deze tijden best iets meer van gebruiken. Mensen die groetjes schrijven, krijgen van mij daarom ook de groetjes terug.
Beeld: AI
